citaren

Riadenie výkonnosti

Porady ľahko a efektívne - technika moderácie

Pokiaľ manažér nepozná vhodnú metódu vedenia porád, môže sa pondelňajšia operatívka zmeniť na horor, ktorý mu výrazne užiera z podstaty. Emocionálny prístup k poradám situáciu len zhoršuje. Ako alternatívu ponúkame veľmi jednoduchý a účinný spôsob, ako ľudí udržať "v medziach", "pri téme" a "na spoločnú bránku".

činnosť: moderátor

V dnešnom období tímovej práce sa vedúci pracovník nijako nevyhne tomu, aby sa jeho úsek radil a pracoval skupinovo. To si však vyžaduje vedieť, ako viesť porady tak, aby skutočne dávali želané výsledky a nemenili sa na bojisko, kde si každý z pracovníkov vybíja svoje vášne.

Pritom úspešné vedenie porád je také jednoduché! Stačí poznať a dodržiavať 6 krokov efektívnej moderácie. Táto metóda je vhodná pre oba druhy porád: pre porady zvolané k určitému problému alebo pre bežné pracovné porady, na ktorých sa diskutuje o viacerých problémoch súčasne.

Ten, kto poradu vedie, sa nazýva moderátor. Ako taký dohliada na to, aby porada prebiehala podľa určitých pravidiel; do riešenia sa zapája len výnimočne.

6 fáz moderácie

Na to, aby sa pracovný tím dopracoval k výsledkom, mal by moderátor dodržať tzv. moderačný cyklus , ktorý sa rozkladá na viacero fáz:

  • úvod

  • zozbieranie tém

  • výber témy na spracovanie

  • spracovanie témy

  • plánovanie opatrení

  • záver.

čiže: pripravte si flipchart, farebné fixovky, predkreslite si potrebné tabuľky a vrhnite sa do víru porád!

Začíname atmosférou

Veľkú úlohu pri hladkom a efektívnom priebehu porád hrá atmosféra, v ktorej sa hľadajú riešenia problémov. Fáza úvodu má zabezpečiť, aby účastníci porady neboli prítomní len fyzicky, ale aj psychicky. Ovzdušie by malo byť neformálne a vecné. S jeho cieleným ovplyvňovaním však treba začať veľmi skoro, ešte pred oficiálnym začiatkom porady. Na to poslúži napr. krátka diskusia o doterajšom priebehu dňa alebo o poslednom futbalovom zápase. Ale pozor! Diskusia by mala členov spájať, nie stavať do opozície!

Ešte jeden tip k atmosfére: Ak porada má začať o 8:00, potom nech skutočne aj začne o 8:00 - a nie o 8:15! Bolo by to neslušné voči tým, ktorí prišli včas, a oslabilo by to vašu pozíciu ako moderátora. Účastníci by oneskorený začiatok mohli interpretovať buď ako strach, alebo ako nedostatok záujmu.

čo budeme robiť?

V druhej fáze moderačného procesu sa zbierajú témy, ktoré sa budú spracúvať. Pokiaľ je účastníkom porady téma už vopred jasná, stačí ju odhlasovať. Moderátor však musí zabezpečiť, že si pod danou témou všetci skutočne predstavujú jednu a tú istú vec.

Vždy, keď sa porada točí len okolo jedinej témy, je na mieste najvyššia opatrnosť. Ak sa však vynoria čiastkové alebo doplnkové témy, mal by moderátor zabezpečiť, že budú dostatočne viditeľné - a tým aj spracovateľné - pre všetkých.

Vyberáme tému

To, ktorá téma sa vyberie na spracovanie ako prvá, do veľkej miery ovplyvní úspešnosť moderácie. Treba si uvedomiť, že zaujímavé sú výsledky - dohody o konkrétnych opatreniach. či sa ich podarí dosiahnuť a v akom rozsahu, to závisí od výberu samotnej témy.

Ako správna "štartovacia" téma môže poslúžiť taká, ktorú možno rýchlo a bez veľkých stresov spracovať a kde sa ľahko dostaneme k spoločne odsúhlaseným opatreniam. Takáto štartovacia téma podporí motiváciu a chuť do ďalšej diskusie. Azda najlepšie je však dať do popredia takú tému, pri ktorej sa najrýchlejšie skoncentruje energia skupiny. Na to poslúži jednoduchá otázka: "Ktorá téma je pre vás najdôležitejšiať"

Riešime problém

V tejto fáze skupina konkretizuje problém a hľadá prvé náznaky jeho riešenia.

Moderácia poskytuje viacero nástrojov, ako prehľadne a pre všetkých viditeľne pracovať so zvolenou témou. Vybrala som pre vás schému analýzy problému (pozri obr. 1). Pomocou tejto metódy už počas pracovnej debaty vznikajú prvé návrhy riešení, ktoré možno neskôr preformulovať na konkrétne opatrenia. Druhou výhodou metódy je, že už v počiatočnej fáze sa zaoberá aj prekážkami, ktoré by mohli ohroziť realizáciu toho-ktorého opatrenia.

Plánujeme opatrenia

Akčný plán by mal mať formu plagátu, ktorý dokumentuje závery skupiny (obr. 2). Obsahuje stĺpce čo?, Načo? Kto?, Kedy? a Info.

Do stĺpca Kto? sa zanášajú opatrenia, ktoré treba uskutočniť, a to plnými vetami. Plná formulácia je dôležitá kvôli jednoznačnosti a presnosti, pretože už po krátkom čase skupina zabudne, o čom presne sa dohodla, pokiaľ sa to nedokumentuje písomne.

Stĺpec Načo? núti skupinu presne formulovať cieľ danej akcie, čiže čo ňou chceme dosiahnuť. Plánovanie sa stáva konkrétnejšie a merateľnejšie.

Zásadou pre plánovanie opatrení je, že každá akcia potrebuje mať zodpovedného pracovníka, teda osobu, ktorá ručí za jej vykonanie. Pozor pri určovaní zodpovednej osoby! Musí to byť konkrétny človek (pri formulácii "personálny odbor" si nik nebude považovať za povinnosť niečo robiť) a musí byť v skupine prítomný, aby sa mohol vyjadriť, či zodpovednosť preberá. Osoba zodpovedná za uskutočnenie opatrenia sa zapíše do stĺpca Kto?

V stĺpci Kedy? sa udáva, odkedy a dokedy bude dané opatrenie zrealizované.

Stĺpec Info slúži na to, aby sa stanovilo, akým spôsobom chce byť skupina informovaná o realizácii opatrenia. Je to prostriedok ľahkého nátlaku na zodpovedného pracovníka, aby svoju úlohu bral vážne. Okrem toho má spätná informácia tú výhodu, že skupina sa stále udržiava na aktuálnej úrovni vedomostí.

Odbočili sme od témy?

Pri plánovaní opatrení sa často rozpútajú divoké diskusie. Pre prípad, že skupina odbočí od témy, má moderátor k dispozícii tri nástroje (pozri okienko Stručne):

  • metódu štvorlístka

  • metódu blesku

  • metódu metakomunikácie.

Metóda štvorlístka zavedie skupinu späť k téme tak, že pri exkurze sa moderátor spýta:

  • "Je to teraz pre nás dôležité, alebo môžeme najprv dokončiť bod X?"

  • "Mohli by sme sa k tejto téme vrátiť za chvíľku? ďakujem."

  • "ďakujem; boli sme práve pri tom, že ..."

  • "Dobre, ale čo teraz urobíme s bodom X?"

Metóda blesku spočíva v tom, že sporné body, ktoré sú zdrojom diskusií, moderátor označí bleskom a predbežne nechá tak. Neskôr, s trochou odstupu, sa k nim skupina vráti a znovu ich prediskutuje; často býva prostredie neporovnateľne priaznivejšie.

Metóda metakomunikácie dáva zmysel, keď sa diskusia zdanlivo zauzlí. Moderátor povie "Stop!" a skupina začne rozprávať nie o probléme, ale o svojej diskusii o probléme. S prečistenou hlavou sa potom vráti k riešeniu.

A teraz si to zhrňme...

Záver moderácie slúži na zhrnutie priebehu, na zváženie prínosu a vytvorenie priaznivej atmosféry s prvkami ľahkého nátlaku na skupinu, aby sa problému venovala aj po skončení moderácie. Toto sa bežne dá dosiahnuť poďakovaním za spoluprácu so slovami "... a verím, že vám dnešná porada ukázala, akým spôsobom sa jednoducho a účinne zbavíte problému s ..."

Takže si to skutočne zhrňme!

Metóda 6-krokovej moderácie je jednoduchá, efektívna a nevyžaduje od moderátora veľkú psychologickú zručnosť. Moderátor dokonca ani nemusí ovládať poradie, v akom etapy po sebe nasledujú! Stačí, keď si toto poradie s článkom v ruke pripraví deň vopred na flipchart ako "ťahák"...

V článku bolo popísaných len pár nástrojov. Nástrojov však existujú desiatky! Pokiaľ sa teda stretnete so situáciami, ktoré by vyžadovali nejaký iný postup, napíšte nám. Redakcia vás osobne i na stránkach časopisu oboznámi s ďalšími metódami a nástrojmi pre efektívne vedenie porád.

Zdroj: Helena Reháková, Manažér 9 (1998)

 
TOPlist