Kvalita

ISO v personalistike

Kvalita v personalistike

V posledných 2-3 rokoch sa u nás čoraz častejšie počuť slová kvalita, ISO, audit, certifikát. K čomu sa tieto slová viažu? Načo nám je systém kvality? Potrebujeme túto mašinériu?
Systém kvality je súbor pravidiel , ktoré vedú k vyššej kvalite produktov. Firma, ktorá vlastní certifikát o kvalite, má vo svete určité postavenie a certifikát jej dáva akúsi priepustku na celosvetový trh. K štandardným požiadavkám západných firiem voči svojim dodávateľom patrí totiž vlastnenie certifikátu o kvalite pokrývajúceho celú štruktúru firmy. Pokiaľ si má zákazník vybrať z viacerých konkurenčných firiem, vyberie si tú, ktorá je certifikovaná. Takisto body, ktoré firma získa od audítorskej spoločnosti, ju zaraďujú do istej kategórie a spravidla sa od tohto zaradenia odvíjajú ceny produktov firmy.
Doteraz sa väčšina firiem vo východnej Európe zameriavala na získanie certifikátu pre oblasť výroby. Neuvedomovali si, že za kvalitou vo výrobe stoja ľudia. Ak nebude ošetrená aj oblasť personalistiky, systém kvality nebude komplexný, pretože bude chýbať prepojenosť - účinok systému sa stráca.
Normy ISO radu 9000 vytvárajú základ kvality nielen pre výrobu, ale všetky oblasti pracovného procesu. Oblasť personalistiky popisujú normy STN EN ISO 9001 kapitola 4.18 a STN EN ISO 9004-1, kapitola 1-20. Vypracovaním týchto noriem sa vytvorí previazanosť, komplexnosť a koordinovanosť systému práce s ľuďmi.
čo musí firma urobiť, aby získala certifikát aj pre oblasť personalistiky? Prvým dôležitým krokom systému kvality v personalistike je vytvoriť profil pracovného miesta v celej organizačnej štruktúre. Profil pracovného miesta však nie je klasické odpísanie činností z katalógu miest, musí obsahovať okrem kvalifikačných a zdravotných požiadaviek aj požiadavky na pracovnú spôsobilosť - základné odborné vedomosti, schopnosti, zručnosti, špeciálne požiadavky podľa odboru firmy, metodické a sociálne kompetencie podľa stupňa riadenia. Potom sa porovnávajú požiadavky na pracovné miesto so skutočnými spôsobilosťami zamestnanca, ako sú zručnosť, odborné, riadiace schpnosti, kvalifikácia a pod.
V náväznosti na profil pracovného miesta (PPM) je potrebné vypracovať nasledovné smernice :

Smernica o získavaní, posudzovaní a výbere zamestnancov

Pri obsadzovaní akéhokoľvek pracovného miesta sa musí uskutočniť výberové alebo konkurzné konanie, pri ktorom sú pevne stanovené podmienky výberu podľa PPM. Systém získavania a výberu zamestnancov je potrebné vytvoriť tak, aby bol čo najvhodnejší pre danú firmu a rešpektoval vnútorné i vonkajšie prostredie (geografické, demografické špecifiká, vzdelanostnú štruktúru). Vypracovaním smernice a samozrejme dodržiavaním postupu si pripravujeme nástroj na výber kvalitných ľudí, akých potrebujeme, pričom finančné náklady na vybraného zamestnanca a jeho následné vzdelávanie sú o to menšie, čím viac požiadaviek na pracovné miesto spĺňa a čím kvalitnejšie bol vykonaný výber.

Smernica o adaptácii zamestnancov

Rieši problém adaptácie novoprijatých zamestnancov na pracovný proces a firemnú kultúru. Priamo nadväzuje na výber zamestnancov. Pokiaľ sme vybrali vhodných ľudí, adaptačný program nám zrýchli zapojenie do pracovného procesu. A nielen to; vhodne zadaný systém adaptačného programu umožní vytvoriť pracovnú komunikačnú sieť medzi novými a pracovne staršími zamestnancami, ale aj medzi pracoviskami na príslušnej riadiacej úrovni v celej organizačnaj štruktúre. Skôr spoznajú systém riadenia, prepojenosť riadiacich štruktúr a zvyky firmy.

Smernica o zaraďovaní a uvoľňovaní zamestnancov

Je to zhrnutie pravidiel, zásad a postupov klasickej personalistiky. Treba uviesť všetky štandardné formy riešenia tejto problematiky. Ak jej vypracovanie bude štandardne riešiť túto problematiku, bude personálna práca v súlade s legislatívou, odbúrajú sa pracovné spory. Pri preraďovaní zamestnancov z rôznych dôvodov (napr. pri znížení práceschopnosti) firemná kultúra umožní preradiť zamestnanca na adekvátne miesto tak, aby sa zamestnanec mohol realizovať, ale súčasne aj firma mala kvalitného človeka na pracovnom mieste primeranom jeho možnostiam a schopnostiam.

Smernica o príprave (vzdelávaní) zamestnancov

Pre každého zamestnanca je nutné vypracovať plán osobného rozvoja. Plán má obsahovať okrem školení vyplývajúcich zo zákonov aj vzdelávanie v odborných oblastiach a rozvoj metodických kompetencií. Vypracovanie tejto smernice súvisí s popisom pracovného miesta a porovnaním skutočnej pracovnej spôsobilosti zamestnanca. Pri nezrovnalosti sa zostavuje plán diferenčných školení. Nie je to vzdelávanie pre vzdelávanie, ale rast zamestnancov pre vykonávanie kvalitnej práce.
Osobitnou kapitolou je vzdelávanie personálnych záloh. Personálne zálohy majú vzdelávanie zostavované nielen na súčasnú pozíciu, ale ich vzdelávanie je cielené na iné, spravidla vyššie funkcie. Prípravou personálnych záloch sa zabezpečuje kontinuálny proces riadenia aj v prípadoch odchodu riadiacich pracovníkov. Teda pri odchode riadiaceho pracovníka budeme mať pripraveného človeka na túto pozíciu, pričom kvalita pracovného procesu neutrpí.
Súčasťou smernice je výber firiem a lektorov na jednotlivé vzdelávacie aktivity, ich hodnotenie podľa kvality vzdelávania a možnosti uplatnenia získaných poznatkov v praxi. Pokiaľ je ošetrená aj oblasť dodávateľov vzdelávania, postup umožňuje vyhnúť sa výberu nekvalitých alebo nevhodných vzdelávacích aktivít či školiteľov.

Smernica o motivácií zamestnancov

Je veľmi dôležitou súčasťou práce v personalistike. Okrem Finančnej motivácie musí obsahovať aj iné formy, a to materiálne i nemateriálne.Formy a prosriedky sa určujú podľa podnikovej kultúry firmy. Firma vypracovaním motivačného programu a jeho dôsledným dodržiavaním si zabezpečí udržiavanie kvalitných zamestnancov, ich spokojnosť a spokojní zamestnanci odvádzajú kvalitnú prácu

Smernica o hodnotení zamestnancov

Môže byť súčasťou motivačného programu. Najdôležitejšie je vypracovať kritériá ako plnenie stanovených cieľov, plnenie požiadaviek na pracovnú spôsobilosť, ochota, iniciatíva a samostatnosť v plnení úloh a schopností identifikovať sa s potrebami firmy. Hodnotenie zamestnancov spravidla vykonáva ich priamy nadriadený podľa vopred stanovených kritérií, spravidla raz za rok. Na základe hodnotenia môže nadriadený stanoviť výšku odmeňovania a potrebu ďalších vzdelávacích aktivít. Aby zamestnanci obstáli pri hodnotení, sú nútení na sebe pracovať, získavať poznatky, zvyšovať si kvalifikáciu, skvalitňovať prácu, a tým zvyšujú konkurencieschopnosť firmy. V prípade pozitívneho hodnotenia zamestnanca môže byť navrhnutý do personálnych záloh.

Smernica o funkčnej rotácii (kariérový rebríček)

znamená prácu s zamestnancami na riadiacich funkciách, ktorá zahŕňa rotačný systém zamestnancov na určitej riadiacej úrovni a funkčné zastupovanie. Zostavovanie kariérového rebríčka sa má zameriavať nielen na vzostup, ale aj na zostupnú dráhu zamestnanca. Smernica ja odrazom kvalitnej firemnej personálnej práce a môže sa uskutočňovať len vtedy, ak má firma vybudovaný a perfektne zabehnutý ostatný personálny systém. Je to vyššia úroveň práce s riadiacim pracovníkmi a pri tomto systéme je možné dosiahnuť u zanestnancov maximálnu tvorivosť, invenciu, vykonávanie práce s plným nasadením.

Mgr. Jozefína Malecová
ORĽZ ZSNP Žiar/Hronom

Manažér 3 (1996)

Postup pri vypracovaní smerníc ISO v oblasti personalistiky :
1. karta pracovného miesta
2. výber zamestnancov
3. adaptačný proces zamestnancov
4. zaradenie, preradenie a uvoľnenie zamestnancov
5. starostlivosť o zamestnancov
* vzdelávanie
* motivácia
* hodnotenie
* funkčná rotácia