Kvalita
čo má vedieť manažér o certifikácii?
Každý výrobca, ktorý sa chce presadiť v konkurencii na náročných trhoch priemyselne vyspelých štátov (no v budúcom období aj na menej náročných trhoch) musí zabezpečiť pre svoje výrobky nielen zodpovedajúcu vysokú úroveň kvality, ale docieliť aj jej dlhodobé priebežné dosahovanie a preukazovanie (verifikáciu). Jednou z ciest, ako to dosiahnuť, je prejsť na plnenie noriem radu ISO 9000, ktoré predstavujú európsky štandard v tejto oblasti a sú akceptované aj v ostatnom svete.
Z histórie certifikácie
Aj napriek tomu, že certifikáciu využívali vo svojich firmách špičkoví svetoví výrobcovia už v 70. a 80. rokoch, v priebehu 90. rokov sa začína jej kvalitatívne nová fáza rozsahu uplatňovania. V roku 1990 vznikla európska organizácia pre testovanie a certifikáciu (EOTC) a jej špecializovaný Európsky výbor pre posudzovanie a certifikáciu systémov riadenia kvality (EQS), ktorých hlavnou úlohou je koordinácia pri jednotnom uplatňovaní noriem série EN 29000. Taktiež vznikol aj výkonný orgán Európska sieť pre posudzovanie a certifikáciu systémov kvality (EQNET).
Potreba a nevyhnutnosť uplatnenia certifikácie
Certifikácia nie je prepychom ani krátkodobou módnou novinkou, ale užitočnou, aktuálnou a čoraz naliehavejšou cestou k prosperite firmy a je len otázkou času, kedy sa stane nevyhnutnosťou s masovým uplatňovaním, čo sa očakáva buď na prahu 3. tisícročia alebo neskôr. Týka sa nielen veľkých firiem, ale čoraz viac aj malých firiem, pričom rozsah uplatnenia certifikácie vo svete aj u nás akceleruje. Ukazuje sa za vhodné a účelné ak už nie zapojiť sa do nej, tak sa aspoň na ňu pripraviť.
Úloha certifikácie
Certifikácia predstavuje dôležitý prostriedok pre prezentáciu firmy na náročných trhoch a je kľúčom k uplatneniu vyšších cenových hladín a k exportu na zahraničné trhy vyspelých štátov.
čo je certifikát?
Certifikát je písomný doklad o úspešnej certifikácii a vyhovení kritériám príslušných noriem radu 9000. Je symbolom kvality.
čo umožňuje certifikát?
Certifikát umožňuje hlavne:
získať alebo si zlepšiť imidž firmy
lepšie sa presadiť na trhu oproti konkurenčným firmám
zvýšiť podiel exportu vo firme
dosiahnuť vyššie finančné zhodnotenie produkcie a náväzne aj lepšiu ekonomickú efektívnosť prevádzky firmy
zníženie rozsahu skúšok, čo sa prejaví dosiahnutím úspory nákladov na skúšky a skúšanie, v skrátení výrobného cyklu a tým aj v skrátení dodávok finálneho výrobku. (Výrobky s certifikátom nakupované ako subdodávky nie je potrebné skúšať vôbec alebo len v menšom rozsahu ako výrobky bez certifikátu.)
čo je predmetom certifikácie?
Certifikujú sa hlavne tieto tri oblasti:
výrobky (napr. jednotlivé druhy výrobkov, typové predstavitele výrobkov, celý výrobný program.)
procesy (schopnosť výrobného zariadenia resp. výrobného procesu produkovať kvalitné výrobky.)
systém kvality (systém riadenia a zabezpečovania kvality výroby.)
Certifikovať a teda certifikát je možné získať pre jednu oblasť, viac oblastí súčasne alebo postupne, alebo pre časť jednej oblasti (napr. pre 1 konkrétny druh výrobku), ale aj pre všetky tri uvádzané oblasti.
Kto udeľuje certifikáty?
Certifikáty môžu udeľovať len k tomu oprávnené, uznané a nezávislé organizácie, ktoré okrem odbornej zdatnosti musia spĺňať celý rad náročných kritérií. Firiem pre udeľovanie certifikátov je viac, ďalej preto uvedieme len niekoľko príkladov. K významným zahraničným firmám pre udeľovanie certifikátov patria: nemecké firmy TUV , Essen Bayern pôsobiace napr. v oblasti strojárskeho priemyslu, ďalej nórska firma Det Norske Veritas v oblasti ložísk, britská registračná spoločnosť Lloyds Register Quality Assurance Ltd v oblasti obuvníckeho priemyslu, britská audítorská firma SGS ICS Yarsley, hlavne v oblasti chemického priemyslu, či firma Bureau Veritas IQ napríklad v oblasti mäsopriemyslu, ale aj iné firmy. Z domácich subjektov majú oprávnenie udeľovať certifikáty hlavne akreditované skúšobne a skúšobné ústavy. Z viacerých je ako príklad možné uviesť Technický Skúšobný Ústav Piešťany, ktorý okrem iného udeľuje certifikáty aj v oblasti plynových kotlov a plynových vykurovacích telies, výskumný ústav textilný so sídlom v Žiline napr. pre oblasť pančuchových výrobkov a ďalšie.
Firmy udeľujúce certifikáty majú rôznu tradíciu, imidž, renomé a teda aj postavenie na trhu, podľa čoho sú vyhľadávané a využívané ich služby, pričom sa od úrovne postavenia na trhu odvíja aj cena ich práce. Na druhej strane je treba ale povedať, že cena výrobku často zohľadňuje renomé firmy, ktorá na neho udelila certifikát. V tejto súvislosti sa žiada ešte poznamenať, že špičkoví výrobcovia uprednostňujú pri nákupe subdodávok výrobky certifikované len vybranými firmami s vysokým imidžom a dlhodobou tradíciou.
Podmienky pre získanie certifikátu
Objednať si u profesnej firmy certifikáciu predstavuje nutnú ani zďaleka nie však postačujúcu podmienku získania certifikátu. Je potrebné si uvedomiť, že certifikát nie je výrobok t.j. že sa nedá kúpiť bez pričinenia kupujúceho. Splniť podmienky pre udelenie certifikátu, ktorých súpis obsahujú normy ISO radu 9000, má hlavne sama firma, ktorá žiada o certifikáciu. V rámci plnenia podmienok musia všetci pracovníci firmy vrátane manažmentu zvýšiť kvalitu svojej práce a v tomto duchu aj radikálne zmeniť svoje myslenie. Záujemca o certifikáciu si môže objednať u profesne zdatnej firmy odborné služby, technické riešenia, aj dodávku výrobných, meracích a skúšobných zariadení od dodávateľskej firmy, ale zabezpečiť ich priebežnú realizáciu a prevádzku vo firme na požadovanej kvalitatívnej úrovni musí zvládnuť sám.
čo si vyžaduje certifikácia?
Certifikácia ak má byť účinná si vyžaduje urobiť podstatné zmeny v týchto oblastiach:
v myslení
v úrovni vzdelania a kvalifikácie
v organizácii práce a riadení
vo výrobnom procese (metódy a prostriedky napr. zavedenie kontrolných postupov, presnejších výrobných zariadení, náročnejších meradiel a podobne.
čo stojí certifikácia?
Certifikácia nie je zadarmo. Jej cena závisí od:
oblasti certifikácie t.j. či pôjde o certifikáciu výrobkov, systému riadenia kvality alebo technológie
renomé firmy. ktorá má oprávnenie certifikáciu udeľovať
rozsahu certifikácie t.j. aká časť výrobného sortimentu je predmetom certifikácie
východzej úrovne kvality produkovaných výrobkov, vzdelanostnej úrovne manažmentu firmy, kvalifikácie pracovníkov firmy, existencia stupňa riadenia kvality, ale aj od východzej úrovne technológie firmy a jej vybavenia kontrolnými, meracími, vyhodnocovacími zariadeniami, ale v neposlednom rade aj od úrovne riadenia, metód a stupňa softwarového a hardwarového vybavenia firmy.
V prípade výrobkov sa cena orientačne pohybuje v rozsahu 15 - 40 tis. SK pri udelení certifikátu skúšobňou v SR. Ak pôjde o certifikáciu rozsiahlejšieho výrobného programu alebo ak certifikáciu vykoná renomovaná zahraničná firma, pôjde o ceny v rozsahu 105 až 106 SK. V prípade certifikácie celého výrobného sortimentu, komplexného systému riadenia kvality no hlavne ak si certifikácia vyžiada nákup alebo inováciu technológie, vyžiada si certifikácia zväčša náklady v rozsahu niekoľkých miliónov SK. Veľké firmy zvyknú mať náklady na certifikáciu ešte väčšie.
Na druhej strane je potrebné povedať, že napríklad investície do progresívnej technológie, jej inovácie, alebo do doplnenia technológie meracími a kontrolnými zariadeniami sa prejavia aj v zväčšení objemu produkcie, znížení strát z nekvalitnej výroby či v znížení nákladov na udržiavanie technológie v prevádzkyschopnom stave. Tým sa časť nákladov vynaložených na certifikáciu vráti späť do firmy. Skúsenosti z priemyselne vyspelých štátov sveta však ukazujú, že prostriedky vynaložené na certifikáciu nepatria k premrhaným ani k neúčelne minutým náklady vyvinuté pre certifikáciu by sa mohli vrátiť v priebehu 3 až 5 rokov v podobe podstatne zvýšeného predaja výrobkov s väčším podielom exportu v konvertibilných menách, pri priaznivejšom cenovom zhodnotení produkcie firmy. Nezanedbateľné je tiež zníženie strát spojených s nekvalitnou produkciou firmy, zvýšenie konkurencieschopnosti firmy a uplatnenie sa na náročnejších a atraktívnejších trhoch.
Je certifikácia povinná?
V prípade výrobkov, ktoré sú dôležité z hľadiska bezpečnosti prevádzky alebo použitia je certifikácia povinná zo zákona napr. plynové kotly, zariadenia jadrových elektrární, lanovky, výťahy apod. Pri ostatných výrobkoch je dobrovoľná, pričom je kľúčom k deklarovaniu vysokej kvality práce a produkcie firmy, čo vytvára priestor pre etablovanie sa na náročných trhoch priemyselne vyspelých krajín. U väčšiny výrobkov, ktoré nie sú predmetom povinnej certifikácie čoraz častejšie dochádza k nutnosti certifikácie na požiadanie, doporučenie, ale aj striktný príkaz zákazníka.
Kto sa podieľa na splnení podmienok pre udelenie certifikátu?
Certifikácia nie je len vecou útvaru riadenia kvality ako sa nesprávne domnieva manažment v niektorých firmách, pretože certifikácia je súhrn činností vykonávaných na zabezpečenie a priebežné udržiavanie požadovanej úrovne kvality produkcie firmy v dôsledku zvýšenia kvality práce každého pracovníka firmy. Na procese certifikácie sa preto musia podieľať všetci zamestnanci firmy, každý podľa miery, akou môže kvalitu produkcie z úrovne svojho postavenia ovplyvniť. Je však samozrejmé, že za organizačné zabezpečenie, koordináciu celého procesu, odbornú úroveň zodpovedá útvar riadenia kvality, pričom v konečnom dôsledku za výsledok zodpovedá celý manažment firmy na jednotlivých hierarchických úrovniach riadenia a za realizáciu v príslušnom organizačnom útvare jeho riadiaci pracovník. V prípade veľmi malých firiem (napr. rodinných firiem) riadi certifikáciu priamo majiteľ respektíve riaditeľ a pracovník poverený zabezpečovaním operatívnych úloh hlavne vo väzbe na profesnú odbornú organizáciu, ktorá na objednávku vypracuje pre malú firmu všetky odborné materiály a technické riešenia, potrebné k certifikácii.
Platnosť certifikátu
Udelený certifikát neplatí navždy. Obnovuje sa pre príslušnú oblasť a úroveň v pravidelných časových intervaloch, ktoré sú uvedené v certifikáte. To znamená, že starostlivosť o kvalitu produkcie nesmie byť jednorazovou záležitosťou, ale musí mať priebežný a trvalý charakter.
Špecifiká certifikácie v podmienkach malých firiem
väčšie nároky na zodpovednosť a správnosť rozhodnutia v náväznosti na preťaženosť manažmentu malých firiem, vyplývajúcu z koncentrácie riadiacich funkcií
dôsledky chybných rozhodnutí nepriaznivejšie dopadnú na manažment malej firmy, pretože manažér malej firmy je vo väčšine prípadov aj jej majiteľ
obmedzené disponibilné finančné zdroje a potreba ich dlhodobejšej koncentrácie
malý počet pracovníkov firmy a z toho vyplývajúci predpokladaný väčší podiel odborných prác a technických riešení zadaných na vypracovanie do profesnej, odborne zdatnej firmy (napr. vo forme samostatnej zákazky alebo subdodávky)
väčšia citlivosť na nesprávne stanovenie rozsahu, postupnosti a času začatia procesu certifikácie.(analýza potrieb pre splnenie požiadaviek noriem ISO 9000 vo vzťahu k danostiam a možnostiam malej firmy, napríklad: kvalifikačným, personálnym, finančným, priestorovým)
väčšie časové nároky na manažment malej firmy, pretože tento musí prevziať na seba aj úlohy, ktoré realizuje stredná úroveň riadenia vo väčšej firme.
Možnosti zvládnutia nákladov na certifikáciu v podmienkach malých firiem
Ako vyplýva z uvedeného, náklady na úhradu certifikácie môžu byť pre malé, kapitálovo poddimenzované firmy veľkou, niekedy až neprekonateľnou prekážkou na ceste k získaniu certifikátu. Dajú sa však zvládnuť ak sa rozloží proces certifikácie na dlhšie obdobie (napr. na 2 až 3 roky), ak sa tiež predmet certifikácie rozdelí na viac častí t.j. ak získame certifikáty postupne pre jednotlivé výrobky a nie pre celý výrobný program naraz. Až po výrobkovej certifikácii je vhodné získať certifikát na systém a nakoniec certifikát na výrobný proces, ktorý si zväčša vyžiada najvyššie náklady. (podľa stupňa jeho morálneho a fyzického opotrebovania.) Náklady na certifikáciu môžeme tiež výrazne usporiť zvýšením kvalifikácie pracovníkov firmy ešte pred začatím alebo na začiatku procesu certifikácie tak, aby boli schopní väčšinu odborných a organizačných materiálov a technických riešení vypracovať sami, čím sa výrazne zníži rozsah nakupovaných riešení, potrebných pre splnenie podmienok k udeleniu certifikátu. Významnú úsporu nákladov je možné tiež dosiahnuť výberom vhodnej inštitúcie oprávnenej pre udeľovanie certifikátov, podľa možnosti nie s najvyšším imidžom (renomé), ale len s takým, aký vyhovuje zákazníkovi a zodpovedá náročnosti trhu na ktorom majú byť výrobky uplatnené.
čo musí urobiť manažér malej firmy pre certifikáciu?
vytvoriť vhodnú priaznivú atmosféru pre certifikáciu vo firme, presvedčiť pracovníkov firmy o potrebách a výhodách certifikácie, nadchnúť ich pre plnenie podmienok a úloh vedúcich k udeleniu certifikátu
ísť príkladom v záujme o certifikáciu, vo zvyšovaní si kvalifikácie a v plneniu úloh pre udelenie certifikátu
zorganizovať zber podkladov pre certifikáciu
stanoviť rozsah a postupnosť certifikácie
vybrať profesnú firmu pre udelenie certifikátu, prípadne vhodnú konzultačnú a odbornú firmu pre vypracovanie technických odborných materiálov, potrebných pre udelenie certifikátu
prideľovať úlohy konkrétnym pracovníkom firmy zamerané na realizáciu vypracovaných odborných materiálov a technických opatrení
určiť zodpovedného pracovníka pre odborné, ale hlavne operatívne zabezpečenie procesu certifikácie vo firme
administratívne zabezpečiť priebeh certifikácie (napr. objednávka a úhrada vykonaných prác
kontrolovať vo firme plnenie podmienok pre udelenie certifikátu a vyvádzať dôsledky z neplnenia úloh.
Postup certifikácie v malej firme
Vykonať analýzu východzieho stavu (t.j. pred certifikáciou) kvality výrobkov, výrobného systému, ktorý ich produkuje a systému riadenia kvality, ktorým sa kvalita výrobkov vo firme zabezpečuje.
rozhodnúť o oblasti, rozsahu a postupnosti (napr. súbežnosti) uplatnenia jednotlivých oblastí certifikácie vo firme.
oboznámiť sa s normami ISO radu 9000
podrobne preštudovať kritériá pre splnenie vybraných noriem, zodpovedajúce oblasti na ktorú hodlá firma uplatniť certifikáciu.
stanoviť pre vybranú oblasť certifikácie rozdiely medzi cieľovým stavom kvality produkcie, výrobného procesu a systému riadenia kvality, ktorý vyplýva z kritérií pre udelenie certifikátov a východzím stavom zisteným z analýzy.
určiť ako a čím tento rozdiel odstrániť napr. metódami kontroly, merania, skúšania a vyhodnocovania, sledovaním a vyhodnocovaním výrobného procesu, uplatnením štatistickej regulácie na jednotlivé výrobné zariadenia alebo na celý výrobný proces, vypracovanie kontrolnej dokumentácie, návrh kontrolnej technológie, zvýšenie kvalifikácie a zručnosti pracovníkov a pod.
zadať vypracovanie potrebných odborných a organizačných materiálov odbornej poradenskej a konzultačnej firme k tomu oprávnenej alebo si ich pod jej vedením vypracovať
realizácia odborných a organizačných materiálov vypracovaných v bode 4
skontrolovať a predbežne posúdiť stupeň splnenia odborných, materiálnych a finančných kritérií pre udelenie certifikátu.
požiadať o udelenie certifikátu vybranú, k tomu oprávnenú organizáciu.
V prípade, ak sa v bode 6 alebo výnimočne až v bode 7 zistí, že kritériá pre udelenie certifikátu nie sú ešte úplne splnené, vráti sa úsilie o získanie certifikátu späť do bodov 3, 4, 5.
Riziká uplatnenia certifikácie v malej firme
Medzi hlavné riziká úspešného zvládnutia certifikácie v podmienkach malej firmy patria hlavne: - nesprávne uplatnenie manažmentu o čase uplatnenia certifikácie predovšetkým prenáhlené a zbrklé uplatnenie certifikácie v čase keď nie je firma na ňu ešte pripravená. Nevhodná dimenzia certifikácie t.j. uplatnenie certifikácie v nadmernom rozsahu nezodpovedajúcom možnostiam a danostiam firmy.
výber nevhodnej firmy, oprávnenej pre udelenie certifikátu v náväznosti na podmienky konkrétnej malej firmy
podcenenie problematiky hlavne odbornej, personálnej, materiálnej, ale najmä finančnej stránky príprav na certifikáciu
výber nevhodného pracovníka malej firmy, zodpovedného za operatívnu a odborné komunikáciu s organizáciou udeľujúcou certifikáty, ako aj za koordináciu činností pracovníkov firmy a dosahovanie ich požadovanej odbornej úrovne pre úspešný priebeh certifikácie vo firme
nedocenenie manažmentu malej firmy na rozsahu jeho účasti v procese certifikácie
Nedocenenie uvádzaných rizík, ktoré certifikáciu vo firme a zvlášť v malej firme sprevádzajú, môže viesť k predĺženiu procesu certifikácie s následným rastom nákladov na certifikáciu alebo aj k neúspešnému výsledku certifikácie, ktorý sa okrem negatívnych ekonomických dôsledkov môže prejaviť aj zhoršením mena a postavenia malej firmy na trhu.
Predpokladaný vývoj v procese certifikácie
V budúcom období sa predpokladá:
podstatné zväčšenie sortimentu výrobkov, ktoré budú podliehať povinnej certifikácii zo zákona
zväčšenie sortimentu výrobkov, kde si certifikáciu vynútia zákazníci (odberatelia)
zväčšovanie stupňa rozsahu certifikácie od certifikácie jednotlivých výrobkov, cez certifikáciu výrobných procesov až po certifikáciu celého systému riadenia kvality
rast podielu certifikátov udelených renomovanými certifikačnými inštitúciami, ale aj celkový rast počtu inštitúcií s oprávnením udeľovať certifikáty
sprísňovanie kritérií pre udelenie certifikátu
významný nárast dôsledkov vyplývajúcich z úspešnej, či neúspešnej certifikácie
rozšírenie certifikácie na všetky zložitejšie alebo dôležitejšie výrobky a služby
nárast rozsahu vzájomného uznávania certifikátov v rámci štátu, aj medzinárodne
nárast počtu a odbornej zdatnosti firiem pre konzultácie a odbornú prípravu subjektov pre certifikáciu.
Zdroj: Stanislav Fabian, Manažér 6 (1997)